新疆会议公司-接待会议细则
会议策划就是根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的会议策划;根据会议的级别,为您选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。
1、策划
会议策划是会议的生命力所在，独具匠心的会议策划是会议成功的前提。策划包括：主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。
2、 设计
别出心裁、引人注目方能使会展和大型文化体育活动引人入胜。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位，充分诠释会议的宗旨是客户的意图。3、 设备
同声传译、多媒体、宽带网、移动通讯。
4、 宣传
会议的目的是制造影响，发挥广告难以发挥的作用。会议效应在一定程度上就是媒体效应。有效组织媒体对会议进行颇具影响力的宣传报道是本公司区别于其他同行的显著特点之一。
注意事项：
1.及时与民航问讯处联系确认航班到达准确时间，安排好接站人员及接站车辆。
2.随时与接站人员联系，提前安排好房间及钥匙。
3.合理安排用房，尽量避免自然单间的出现（单男单女），如出现此情况尽量说服客人包房，并及时通知会议主办方。
4.会议报到当天应及时与接站人员和会议主办方沟通落实，及时将用餐人数通知酒店，以便酒店备餐，避免出现会议代表用不上餐的情况。
5.会议代表抵达酒店后应先请代表签到、然后交费、发放会议资料、安排房间、询问客人返程情况（待定返程机票//是否参加二次旅游）；会议接待人员要求在最短的时间内让客人入住房间。
6.收费时如遇有客人要求优惠或减免费用时应尽量说明情况，及时与会议主办方联系，经与会议主办方商量决定同意后，按会议主办方意见执行。
7.会议报到过程中应及时与会议主办方和接站人员联系，确认最后抵达人数，及时向酒店增加或减少房间数量，避免造成不必要的麻烦。
8.报道结束后将所有收款现金清点清楚后交旅行社或会议主办方保管。
9.报道结束后，应及时准确地向会议主办方通报抵达人数、交费情况、考察人员情况。
10.报道结束后，及时将会议期间每日用餐人数通知酒店，遇有临时性的用餐人数减少或增加，应提前4-5小时通知餐厅。每次用餐后会议服务人员必须与酒店服务人员核对用餐人数，填好《酒店用餐对账单》双方签安认可。在会议代表用餐时应随时向会议代表了解菜品质量及口味，以便及时与酒店协商调整。
11.会议期间如遇客人提前退房或正常退房，应及时在第一时间通知酒店总台和销售部，以免造成不必要的房费损失。每日晚间会议服务人员必须与总台核对当日用房情况，填好《酒店用房对账单》双方签字认可。
12.报道结束后，当晚应立即将考察人数、线路、客人的返程情况及时通报计调，以便安排用车、导游及预定团队火车票及机票。
13.在会议期间订票时应事先了解清楚机票及车票发售情况后，报知客人，由客人自行选择或根据考察情况推荐相应航班、；车次，特殊旅游招待线路的报价应事先咨询后方可报价。预订机票时应向客人说明现在正处旅游接待旺季折扣会随时有变化，须提早确认。预订火车票时应向客人说明现在正处旅游旺季，火车票非常紧张不能保证可以购买上。
14.接待大型会时，必须在考察前一天以收据号码编组乘车（或按照会议主办方意见）编组成车，提前将编组号（乘车号/人员名单/省份详单/收据号）在客人上车前30分钟前贴放置于车头，以便会议仪表按所分配的乘车号乘车，会议代表乘车前交待导游协助以收据或代表证核实人数上车。
15.会议考察期间，会议接待人员应做好会议代表返住的预定工作，并将返住的接站情况及时通知旅行社计调部，避免耽误会议代表行程。
16.会议考察期间，会议接待人员每天早上发团时必须与导游清点清楚当日考察人数并与会议主办方核实，向导游交待告知特殊旅游游客考察安排，以便导游在考察过程中合理安排时间，避免耽误会议代表行程。
17.会议结束前一天，应将所有会议表格填写完毕（不得涂改），与会议主办方结算 时，应备齐所有的消费帐单和登记表格结算。（属于会议主办方付款分别为：房费、餐费、会议室租用费、投影仪租用费、报到须知及学习资料的打印费、通讯录打印费、会议代表的文化用品、考察费等）。
18.会议考察结束前一天，会议接待人员应提早根据会议代表返程票预定情况安排人员及车辆做好会议代表的送站工作。
19.会议结束后会议接待人员必须及时将本次会议资料、表格整理存档，结束会议!
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